PPRL 801: Procedimiento para el control de la documentación del SGPRL-AGE

Ver:

• Resolución de 15 de noviembre de 2013, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se actualiza y dispone la publicación del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en la Administración General del Estado. BOE 09-12-2013
  • Manual del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales
  • Procedimientos básicos del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales

• 1.- OBJETO
• 2.- ALCANCE
• 3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
• 4.- DEFINICIONES
• 5.- REALIZACIÓN
  • 5.1.- Codificación
  • 5.2.- Identificación de formatos
  • 5.3.- Control de documentos
  • 5.4.- Control de registros
  6.-ANEXOS

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1.- OBJETO

Establecer la sistemática a seguir para la codificación, identificación de formatos, distribución, modificación y archivo y, en su caso retirada de manera controlada, de todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL), de forma que se asegure que se dispone de las ediciones actualizadas en las distintas Unidades donde son de aplicación.

2.- ALCANCE

El presente procedimiento será aplicable a los siguientes documentos del SGPRL:.

• Procedimientos de Prevención de Riesgos Laborales.
• Instrucciones Operativas de Prevención de Riesgos Laborales.
• Registros generados en el desarrollo de las actividades conforme a los documentos anteriores, así como a toda documentación que sea relevante para el desarrollo de las actividades preventivas del Departamento u Organismo Público.

También se aplica a los formatos generados en los Procedimientos de Prevención de Riesgos Laborales y en las Instrucciones Operativas de Prevención de Riesgos Laborales.

3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

• Capítulo 02.8 del Manual de la Prevención de Riesgos Laborales del Departamento u Organismo Público.
• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (B.O.E. nº 269, de 10 de noviembre).
• Real Decreto 67/2010, de 29 de enero, de adaptación de la legislación de Prevención de Riesgos Laborales a la Administración General del Estado (BOE nº 36, de 10 de febrero).
• PPRL-800: Procedimiento para la actualización y difusión de la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
• Normativa interna del Departamento u Organismo Público

4.- DEFINICIONES

Documento: Cualquier soporte que contiene información en que se establecen reglas y directrices, o se especifican características, para ciertas actividades o resultados.

Procedimiento de Prevención de Riesgos Laborales (en adelante, Procedimiento): Documento de carácter organizativo en el que se describe, con el nivel de detalle necesario en cada caso, cómo se desarrolla una determinada actividad, diciendo qué hay que hacer quién es el responsable de hacerlo, qué relaciones entre Unidades se establecen para ello y qué registros hay que cumplimentar para evidenciar lo realizado.

Instrucción operativa de Prevención de Riesgos Laborales (en adelante, Instrucción operativa): Documento de carácter técnico en el que se describe, con el nivel de detalle adecuado (quién, cómo, cuándo, dónde, etc.) el desarrollo de una determinada actividad crítica.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas.

5.- REALIZACIÓN

La Unidad que tiene asignada legalmente la gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en el Departamento u Organismo Público deberá elaborar y mantener al día un procedimiento documentado específico propio que contemple:

5.1.- Codificación

En función del tipo de documento, se puede codificar de la siguiente manera:

a) Los Procedimientos se identifican y numeran mediante un código mixto de letras y números que, de manera inmediata, da una idea sobre el tipo de documento (Procedimiento de Prevención de Riesgos Laborales), capítulo del Manual de Prevención al que se refiere y el orden de emisión.

El código utilizado tiene la forma: PPRL-XYY, donde X es el capítulo del Manual de Prevención al que se refiere e YY es el grupo de dos dígitos que indica el número correlativo del documento entre sus análogos.

b) Las Instrucciones operativas se identifican y numeran mediante un código mixto de letras y números que, de manera inmediata, da una idea sobre el tipo de documento (Instrucción Operativa de Prevención de Riesgos Laborales), procedimiento al que hace referencia y el orden de emisión.

El código utilizado tiene la forma: IOPR-XYY-ZZ, donde XYY es el número del procedimiento al que se refiere y ZZ es el grupo de dos dígitos que indica el número correlativo del documento entre sus análogos.

5.2.- Identificación de formatos

Los formatos generados por un Procedimiento o Instrucción operativa se pueden identificar por un código dividido en dos partes:

• Código del Procedimiento o Instrucción operativa (véase apartado 5.1. del presente Procedimiento).
• Grupo de dos dígitos, ZZ, que identifica el número correlativo de formato entre los que son generados por un mismo Procedimiento o Instrucción operativa.

El código de un formato es asignado por la Unidad responsable de elaborar el documento que lo genera.

Los formatos que aparecen en los Procedimientos o Instrucciones operativas deberían paginarse por separado de dichos documentos.

5.3.- Control de documentos

5.3.1.- Distribución

Cuando el Procedimiento o Instrucción operativa ha sido aprobado o una documentación externa se considera relevante para la prevención de riesgos laborales de dicho Departamento u Organismo Público, la Unidad responsable de elaborar dicho documento o bien de decidir que dicha documentación externa es de aplicación en el Departamento u Organismo Público, debe asegurarse que llega a los/as responsables de las Unidades que lo precisan para desarrollar correctamente las actividades preventivas.

Para cada edición del documento emitido debe haber una Lista de Control de Distribución de Documentos (véase Anexo 6.1: Formato FPRL-801-01) donde se indique nº edición, fecha de edición, a quien se distribuye, la Unidad a la que pertenece y fecha de acuse de recibo.

La distribución de copias se acompaña de la Lista de Control de Distribución de Documentos. Posteriormente, la Unidad que lo recibe confirma la recepción del documento mediante el acuse de recibo.

La distribución de los documentos puede realizarse utilizando un soporte impreso o mediante ficheros electrónicos enviados por correo electrónico.
Los/as destinatarios/as de las copias serán responsables que el personal a su cargo trabajen con documentos y formatos actualizados.

5.3.2.- Modificación

Las nuevas ediciones de documentos que deban modificarse se someten al mismo proceso de revisión, aprobación y distribución que el documento original.

La introducción de una modificación implica la reedición del documento completo. Las modificaciones en los Procedimientos y en las Instrucciones operativas se registran en la portada junto con la fecha de la modificación.

La Unidad responsable de elaborar un documento distribuye la nueva edición a todos los/as destinatarios/as del documento incluidos en la lista de Control de Distribución de Documentos. Los/as destinatarios/as del documento modificado se comprometen a dejar fuera de circulación el documento obsoleto y, si en algún caso se conserva el documento obsoleto deberá identificarse en la portada del mismo su condición.

Asimismo, la Unidad responsable de elaborar un documento mantiene actualizado el listado de los documentos y de los formatos del SGPRL en vigor.

5.3.3.- Archivo

La Unidad que tiene asignada legalmente la gestión de la Prevención de Riesgos Laborales archiva el original de cada documento y de cada formato, junto con la lista de Control de Distribución de cada uno de ellos.

Asimismo, mantiene los originales de las ediciones obsoletas correspondientes a dichos documentos.

5.4.- Control de registros

La Unidad responsable de un Procedimiento o Instrucción operativa debe incluir en dicho documento los registros que permitan evidenciar el cumplimiento del mismo así como la sistemática de su control. Para ello, debe indicarse quién es la Unidad responsable de elaborarlo, quien es la Unidad responsable de archivarlo y donde se archiva.

El archivo de los registros puede realizarse en soporte papel y/o informático y en un formato preestablecido o no. Si el soporte de los registros es informático debe especificarse la ruta de acceso.

La codificación de los registros puede hacerse por nº orden, nº orden/año en curso, etc., según corresponda para cada registro.

Si es necesario, entregar copia de un registro, se acompaña de la Lista de Control de Distribución.

El tiempo de conservación de los registros deberá ser el exigido por la legislación correspondiente o, en su caso, el establecido en el propio Procedimiento o Instrucción operativa.

6.- ANEXOS

6.1.- Formato FPPRL-801-01: Lista de Control de Distribución de Documentos.

Los documentos aquí recogidos tienen únicamente carácter informativo; sólo los publicados en el «Boletín Oficial del Estado» o contenidos en certificaciones emitidas de conformidad con la normativa vigente tienen carácter de auténticos.

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