PPRL 1500: Procedimiento para la realización de auditorías internas del SGPRL-AGE

Ver:

• Resolución de 15 de noviembre de 2013, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se actualiza y dispone la publicación del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en la Administración General del Estado. BOE 09-12-2013
  • Manual del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales
  • Procedimientos básicos del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales

• 1.- OBJETO
• 2.- ALCANCE
• 3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
• 4.- DEFINICIONES
• 5.- REALIZACIÓN
  • 5.1.- Definición de los objetivos, alcance y período de la auditoría
  • 5.2.- Selección del/la auditor/a y establecimiento de sus responsabilidades
  • 5.3.- Especificación de los documentos a cumplir por el Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales
  • 5.4.- Desarrollo de los criterios de auditoría
  • 5.5.- Revisión preliminar del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales con los criterios anteriores
  • 5.6.- Desarrollo del plan de auditoría
  • 5.7.- Preparación de los documentos de trabajo
  • 5.8.- Celebración de la reunión inicial
  • 5.9.- Obtención de evidencias y documentación de los resultados
  • 5.10.- Revisión de resultados e identificación de no conformidades
  • 5.11.- Documentar las no conformidades y las evidencias en que se apoyan respecto a los criterios
  • 5.12.- Celebrar la reunión final y obtener el reconocimiento de todas las no conformidades
  • 5.13.- Preparar y presentar el informe final de la auditoría
• 6.-ANEXOS

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1.- OBJETO

Establecer en un Departamento u Organismo Público la forma de realizar las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales.

2.- ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las auditorías internas del Sistema de Gestión de Riesgos Laborales que se realicen en un Departamento u Organismo Público.

3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

• Capítulo 02.15 del Manual de la Prevención de Riesgos Laborales del Departamento u Organismo Público
• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales (B.O.E. nº 269, de 10 de noviembre). (LPRL)
• Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, Reglamento de los Servicios de Prevención (B.O.E. nº 27, de 31 de enero).
• Real Decreto 67/2010, de 29 de enero, de adaptación de la legislación de Prevención de Riesgos Laborales a la Administración General del Estado (BOE nº 36, de 10 de febrero).
• Criterios para la "Realización de las auditorias del sistema de prevención de riesgos laborales". Doc. de Criterios del INSHT. 2003
• "Guía para la realización de auditorías internas del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales de la AGE". D.G. Función Pública. 2012.
• UNE 81901:1996 EX. Prevención de riesgos laborales. Reglas generales para la evaluación de los Sistemas de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales.

4.- DEFINICIONES

Acción correctora: Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o cualquier otra situación indeseable existente para impedir su repetición.

Auditado: Departamento u Organismo Público, o parte de éstas, que vaya a ser auditada.

Auditor: Persona debidamente cualificada para realizar auditorías de los Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales.

Auditoría del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL): Evaluación sistemática, documentada, periódica, objetiva que evalúa la eficacia, efectividad y fiabilidad del SGPRL, así como si el sistema es adecuado para alcanzar los objetivos que en esta materia se ha marcado el Departamento u Organismo Público.

Auditoría interna del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales: La realizada internamente por una unidad propia o de otro Departamento u Organismo Público con capacidad técnica para realizarla.

No conformidad: Falta de cumplimiento con los requisitos especificados

Revisión por la dirección: Evaluación formal por la dirección, del estado y de la adecuación del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales en relación con la declaración de principios en prevención de riesgos laborales de la organización.

Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales: Es un instrumento para organizar y diseñar procedimientos y mecanismos dirigidos al cumplimiento estructurado y sistemático de todos los requisitos establecidos en la legislación de prevención de riesgos laborales. Está compuesto por un conjunto de elementos interrelacionados o interactivos que tienen como objeto establecer unas directrices y unos objetivos en prevención de riesgos laborales y alcanzar dichos objetivos.

5.- REALIZACIÓN

La Unidad que tiene asignada legalmente la gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en el Departamento u Organismo Público, deberá elaborar y mantener al día un procedimiento documentado específico propio que contemple las siguientes etapas fundamentales del proceso de auditoría interna (ver diagrama adjunto):

5.1.- Definición de los objetivos, alcance y período de la auditoría.

Las auditorías internas se realizan, generalmente, para conseguir uno o varios de los siguientes objetivos:

• Determinar la idoneidad y efectividad del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales del Departamento u Organismo Público para alcanzar los objetivos de gestión especificados en materia de prevención de riesgos laborales.
• Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, contribuyendo con ello a una mejora continua de su comportamiento en esta materia.
• Evaluar, en el marco de un Departamento u Organismo Público, su Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en relación con el establecido para la Administración General de Estado.

En cuanto al alcance, es el Departamento u Organismo Público, quien, en última instancia, decide el alcance de la auditoría, por ejemplo el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales completo, una parte de él, algunos procedimientos, etc.

Se debe establecer la periodicidad con que se deben realizar las auditorías internas, en ningún caso será superior al que establece las auditorías externas exigidas por la  Ley 31/1995, de 8 de noviembre.

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5.2.- Selección del/la auditor/a y establecimiento de sus responsabilidades

El/la técnico que realice la auditoría deberá tener conocimientos en técnicas auditoras y en prevención de riesgos laborales.

Cuando por el alcance de la auditoría se precise de más de un/una auditor/a, se nombrará un/una auditor/a jefe como máximo/a responsable de la misma.

Es importante resaltar que el/la auditado/a tiene la responsabilidad de determinar e iniciar cualquier acción correctora necesaria para corregir una no conformidad o para eliminar la causa de una no conformidad. La responsabilidad del/la auditor/a se limita a la identificación de la no conformidad.
5.3.- Especificación de los documentos a cumplir por el Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales.

El Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales del Departamento u Organismo Público debe ajustarse a los requisitos generales establecidos en el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales para la Administración General del Estado (SGPRL-AGE).

5.4.- Desarrollo de los criterios de auditoría.

Conocido el alcance, se deben establecer los criterios de auditoría y número de auditores/as que se precisan para poder dar correcto cumplimiento al alcance de la auditoría.

5.5.- Revisión preliminar del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales con los criterios anteriores

El/la auditor/a deberá examinar la descripción de los métodos utilizados por el Departamento u Organismo Público para cumplir con los requisitos generales establecidos en el SGPRL-AGE (por ejemplo puede examinarse el Manual de la Prevención de Riesgos Laborales y los procedimientos de gestión), para juzgar su adecuación, tanto a las exigencias del sistema, como a las obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales.

Si el examen revelase que el Sistema del auditado no es adecuado para cumplir los requisitos, no debería continuarse la auditoría hasta que se hayan resuelto las cuestiones suscitadas.

5.6.- Desarrollo del plan de auditoría

Se debe diseñar un plan de auditoría que resulte flexible y permita la introducción de cambios en función de la información recogida durante la auditoría. El plan debe incluir:

• Los objetivos y el alcance de la auditoría.
• La identificación de las personas que tengan responsabilidades en relación con los objetivos y el alcance.
• Identificación de los documentos de referencia y los criterios de auditoría consiguientes.
• Fechas, lugar de la auditoría y duración prevista.
• Identificación de las áreas que se auditarán.
• Calendario de las reuniones a celebrar con el auditado.
• Requisitos de confidencialidad.
• Forma de distribución y archivo del informe final de auditoría.

5.7.- Preparación de los documentos de trabajo

Son los documentos necesarios para facilitar las investigaciones del/la auditor/a y para documentar y comunicar sus conclusiones, entre ellos:

• Listas de verificación para evaluar cada elemento del Sistema de Gestión (preparadas normalmente por el auditor).
• Formularios para recoger los resultados de las auditorías.
• Formularios para consignar las evidencias en las que se apoyen las conclusiones obtenidas por los/as auditores/as.

Aunque el conjunto de documentos y formularios a utilizar pueden ser diseñados para cada ocasión, se ha elaborado por parte de la Dirección General de la Función Pública una "Guía para la realización de auditorías internas del sistema de prevención de riesgos laborales de la AGE", que se cita en la documentación y que será la metodología de referencia para la realización de las Auditorias de Prevención en el conjunto de Departamentos y Organismos de la AGE, que comparten el mismo modelo de sistema de gestión de la prevención.

Se debe definir la forma de archivar los documentos de trabajo antes y después de que se haya realizado el informe de auditoría.

5.8.- Celebración de la reunión inicial

Presentación de la propuesta del plan de auditoría, con el fin de alcanzar los siguientes objetivos:

• Presentar el equipo auditor a la Dirección del Departamento u Organismo Público.
• Revisar los objetivos y el alcance de la auditoría.
• Presentar un resumen de los métodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditoría.
• Determinar los medios e instalaciones que precise el/la auditor/a.
• Asignar, por parte de la Dirección del Departamento u Organismo Público, de la persona que acompañará al/a la auditor/a.
• Establecer la fecha de la reunión final y de cualquier otra reunión intermedia entre el equipo auditor y la dirección del auditado.
• Aclarar las cuestiones confusas del plan de auditoría.

5.9.- Obtención de evidencias y documentación de los resultados

Las evidencias pueden referirse a los elementos del sistema y a la capacidad del mismo en relación con su comportamiento en materia de prevención de riesgos laborales. Es conveniente tomar nota de los indicios de no conformidad y, si parecen importantes, investigarlos. Es conveniente contrastar la información obtenida en el transcurso de entrevistas con informaciones similares obtenidas por otras fuentes independientes, tales como la observación física, las mediciones y los registros.

5.10.- Revisión de resultados e identificación de no conformidades

Una vez auditadas todas las actividades, el/la auditor/a deberá revisar todos los resultados para determinar los que deben considerarse como no conformidades.

5.11.- Documentar las no conformidades y las evidencias en que se apoyan respecto a los criterios.

Todos los resultados de la auditoría deben documentarse. Conviene que las no conformidades se identifiquen en relación con los requisitos específicos establecidos en los documentos respecto a los cuales se ha realizado la auditoría.

5.12.- Celebrar la reunión final y obtener el reconocimiento de todas las no conformidades.

Al finalizar la auditoría y antes de presentar el informe final de la misma, conviene celebrar una reunión entre el/la auditor/a, la dirección del auditado y los/as responsables de las áreas auditadas. En ella se presentarán los resultados de la auditoría a la dirección del auditado para asegurar que se comprenden y se reconocen las no conformidades.

El/la auditor/a debe presentar las conclusiones de la auditoría en cuanto a la aptitud del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales implantado para alcanzar sus objetivos. Se debe realizar un acta final de la reunión.

5.13.- Preparar y presentar el informe final de la auditoría

El informe de la auditoría es un documento que debe reflejar fielmente el proceso de la auditoría.

El informe final de la auditoría debe ir firmado y fechado por el/la auditor/a y debería contener, según los casos, la siguiente información:

ASPECTOS GENERALES

• Introducción (datos identificativos del Departamento u Organismo Público, número de empleados/as públicos/as, nº de centros de trabajo, actividad principal, etc...)
• Alcance y objetivos de la auditoría.
• Análisis del sistema de gestión de la prevención implantado (adecuación del sistema de forma general en sus requisitos esenciales a los propuestos en la AGE).
• Relación de actividades o procesos con riesgos especialmente significativos.
• Descripción detallada del programa de la auditoría (fechas, composición del equipo auditor, responsables de las unidades auditadas, nombre de la persona asignada para acompañar al/a la auditor/a, etc.).

ASPECTOS PARTICULARES

• Evaluación del grado de cumplimiento de cada uno de los requisitos del sistema para alcanzar los objetivos propuestos.
• Observaciones y recomendaciones para la mejora del Sistema de Gestión de la Prevención (conviene significar los aspectos positivos que presente el sistema).

CONCLUSIONES

Descripción de las “no conformidades”, con expresión en cada una de ellas:

• Su cualificación de gravedad.
• Evidencia objetiva en la que se apoya.
• Base legal que la sustenta.

6.- ANEXOS

6.1.- Modelo de informe de auditoría.

Los documentos aquí recogidos tienen únicamente carácter informativo; sólo los publicados en el «Boletín Oficial del Estado» o contenidos en certificaciones emitidas de conformidad con la normativa vigente tienen carácter de auténticos.

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